Als starter ben je volop bezig met je website, je aanbod en je zichtbaarheid. Maar dan komt er plots iets technisch-juridisch op je pad: een privacyverklaring en een cookiebeleid…

En ja… daar gaan veel ondernemers de mist in. Niet uit onwil, maar uit onwetendheid. In dit blogbericht leg ik eenvoudig uit wanneer en waarom je een privacyverklaring of cookiebeleid nodig hebt op je website. Let wel op: dit is algemene informatie. Je kan best advies inwinnen bij bv Unizo of NSZ of (beter nog) bij je jurist.

Wat is een privacyverklaring eigenlijk?

Een privacyverklaring is een document op je website waarin je uitlegt:

• Welke persoonsgegevens je verzamelt (bv. via een contactformulier)
• Waarom je die gegevens nodig hebt
• Wat je ermee doet (en wat niet)
• Hoe lang je ze bewaart
• Hoe bezoekers hun gegevens kunnen opvragen of laten verwijderen
• Het is verplicht zodra je persoonsgegevens verwerkt. En dat doe je sneller dan je denkt…

Je hebt een privacyverklaring nodig van zodra je:

• Een contactformulier hebt
• Een nieuwsbrief inschrijfformulier aanbiedt
• Statistieken bijhoudt (zoals via Google Analytics)
• Werkt met een klantensysteem of afsprakenmodule

Dan verwerk je persoonsgegevens, en ben je verplicht om duidelijk te communiceren wat je met die gegevens doet.

Tip: Ook als je die gegevens gewoon in je mailbox ontvangt, valt dat onder “verwerking”.

En hoe zit het met cookies?

Cookies zijn kleine bestandjes die op het toestel van je bezoeker geplaatst worden. Sommige cookies zijn technisch noodzakelijk (zoals het onthouden van je taalkeuze), andere worden gebruikt voor:

• Statistieken (Google Analytics)
• Marketing (bv. Facebook-pixels of YouTube-video’s)
• Tracking (bv. advertentienetwerken)

De meeste moderne websites gebruiken dit soort cookies en dus moet je:

• Een cookiebanner tonen bij het eerste bezoek
• Toestemming vragen voor niet-essentiële cookies
• Een cookiebeleid voorzien waarin je uitlegt welke cookies je gebruikt

Is dit wettelijk verplicht?

Ja. De GDPR (privacywetgeving) verplicht je om transparant te zijn over gegevensverwerking en cookies. Zelfs als je een kleine zelfstandige bent, ben je verantwoordelijk voor wat er op je website gebeurt.

De privacyverklaring en cookiebeleid zijn geen “extraatjes”, maar een wettelijke verplichting

Kan ik dat zelf schrijven?

In theorie wel, maar het is belangrijk dat je geen standaardtekst overneemt zonder na te denken. Bij een instapwebsite maken we voor jou deze documenten standaard op. Vemoeden we dat deze documenten voor jou niet voldoende zijn, dan zullen we je naar een jurist doorverwijzen. Zo vermijd je onnodige boetes.